Frank Sinde

Consulting Manager,
Damovo Deutschland GmbH & Co. KG

„Betrachten Sie bei Auswahl und Spezifikation der Lösung den kompletten UCC-Ansatz.“

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Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

  • Dass Microsoft Teams [kurz: MS Teams] eher dafür konzipiert ist, die Zusammenarbeit bestehender Arbeitsgruppen zu unterstützen, wogegen ein Enterprise Social Network wie MS Yammer auf die allgemeine Unternehmenskommunikation im Sinne eines sozialen Miteinanders fokussiert, wurde mittlerweile in zahlreichen Fachbeiträgen diskutiert.

    In der Fachliteratur finden sich zudem zahlreiche Beiträge, die MS Teams und Slack – als vermeintlichen Hauptwettbewerber im Collaboration-Segment – gegenüberstellen.

    Das Spektrum an Mitbewerbern ist jedoch deutlich größer, wenn umfassende Unified Communications & Collaboration (UCC)-Lösungen betrachtet werden. So beschäftigen sich unsere Kunden bei der Gestaltung einer Zusammenarbeit auch mit Angeboten wie Cisco Webex Teams, Avaya Spaces, Mitel MiCollab oder Unify Circuit. Beim Vergleich zu diesen Angeboten lohnt es sich, den Fokus bzw. die Herkunft der Hersteller in Bezug auf UCC zu betrachten. Hier stehen sich Microsoft, kommend von Collaboration auf dem Weg zu Communication und alle anderen genannten, kommend von Communication hin zu Collaboration, gegenüber. Dies verinnerlicht, kann man die Unterschiede zwischen den beiden Lagern gut nachvollziehen.

    Vorteile von MS Teams im Vergleich zu herkömmlichen UC-Anbietern:

    • Als reine Collaboration-Funktion kostenfrei im Office 365-Paket (ab E1) enthalten (Calling von / nach extern nicht enthalten, benötigt höhere oder zusätzliche Lizenz)
    • Einfache, native Integration in Outlook, SharePoint, OneDrive
    Nachteile von MS Teams im Vergleich zu herkömmlichen UC-Anbietern:

    • Hohe Lizenzgebühren für Conferencing Audio, PhoneSystem, Dial Plan (national / international) (alles named user, nicht concurrent);
    • Zwingender Einsatz eines Session Border Controllers und damit MS Phone System / Direct Calling bei Enterprise Funktionen wie Local Breakout, analoge Teilnehmer, unterschiedliches Routing von Nebenstellenbereichen innerhalb des Rufnummernblocks, Call-Center-Funktionen;
    • Nutzer können nicht ihren eigenen Unternehmens-Account nutzen, wenn Externe sie zu Spaces / Kollaboration-Räume einladen – erhebliches Sicherheitsrisiko für Unternehmen;
    • Videoendpunkte / Videokonferenzsysteme können nicht einfach über SIP integriert werden, es müssen 3rd-Party-Systeme als Middleware / Brücke genutzt werden (MS Cloud Video Interop (CVI) Standard).
    Der einzige Anbieter, der Microsoft im Hinblick auf eine UCC-basierte Unterstützung der Team-Zusammenarbeit derzeit das Wasser reichen kann, bzw. hier aus Communication-Sicht besser und kompletter positioniert ist, ist meines Erachtens Cisco. Für Cisco Webex Teams spricht ein komplettes Endgeräte-Portfolio aus einer Hand, die Integration in die „alte“ Unified-Communications-Welt über CUCM und Cube sowie die vor kurzem erst bereitgestellte Cloud-Calling-Option Webex Calling über die integrierte Broadsoft Funktionalität.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

  • Da MS Teams im Vollausbau über sehr viele Funktionen verfügt, die auch nicht alle sofort intuitiv zu erkennen und zu nutzen sind, müssen alle Nutzer / -Gruppen rechtzeitig und umfassend informiert, geschult und unterstützt werden.

    Wichtige Bausteine hierfür sind unter anderem:

    • Transparente Kommunikation darüber, warum das Unternehmen das Tool einführt und welche Vorteile hieraus bei den Prozessen oder für die Mitarbeiter entstehen sollen
    • Ein umfassendes Schulungskonzept (z.B. Power-User, „How to use“-Videos, Demo-Räume, User-Experience-Portale)
    • Floorwalker, Reviews, Success Stories für eine hohe Akzeptanz auch nach dem Rollout
    Diese Herangehensweise / Methode ist bei Damovo als Akzeptanz-Management unter dem Dach des Customer Succes Management verankert.

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

  • Unterschätzen Sie nicht die komplexe Einführung eines Projektes, bei dem sich Zusammenarbeits-Prozesse gravierend ändern und die Mitarbeiter stark involviert sind.

    Darüber hinaus ist der reine Fokus auf die Collaboration (C) zwar möglich, aber nicht ratsam. Betrachten Sie bei Auswahl und Spezifikation der Lösung besser den kompletten UCC-Ansatz, einschließlich der Integration von Unified Communications (UC)-Komponenten, damit im Endergebnis nicht zwei Welten nebeneinander betrieben werden. Analysieren Sie für eine solche Komplettbetrachtung rechtzeitig die eigene ITK-Infrastruktur und die Unternehmens-Prozesse (Kommunikation & Kollaboration), damit auf dieser Basis Funktionen, Endgeräte, Mobilitätsanforderungen, Arbeitsumgebungen zu Mitarbeitern zugeordnet werden können. Erst wenn die damit verbundenen Anschaffungs- und Unterhaltungskosten miteinbezogen wurden, sollte man sich mit einer konkreten Systemauswahl näher beschäftigen.