Wolfgang Schwab

Principal Analyst,
teknowlogy Group I PAC

„Die Alternativen zu Microsoft Teams sind mannigfaltig, ein per se bestes Tool gibt es derzeit nicht“

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Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

  • Microsoft Teams [kurz: MS Teams] erleichtert es, ad-hoc Teamdiskussionen zu starten, unterstützt das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und ist in Microsoft 365 / Office 365 integriert. Außerdem kann es im Zusammenspiel mit Drittlösungen die Telefonanlage ersetzen. Es ist jedoch keine Enterprise Social Network (ESN)-Lösung und sollte auch nicht als solche missbraucht werden. Hier sind Lösungen wie Microsoft’s Yammer besser geeignet.

    Die Alternativen zu MS Teams sind mannigfaltig: Slack, HipChat, IBM Watson Workplace, Mattermost, Cisco Spark, Google Hangouts, um nur einige zu nennen. Alle diese Lösungen haben ihre Stärken und Schwächen. Im konkreten Fall müssen die unterschiedlichen Features bewertet und mit den konkreten Bedürfnissen abgeglichen werden. Ein per se bestes Tool gibt es derzeit nicht.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

  • Zur internen Nutzung stellt MS Teams keine besonderen technischen Anforderungen. Natürlich muss das LAN/WLAN- und der WAN/DSL-Anschluss eine ausreichende Bandbreite und Stabilität bereitstellen. Soll MS Teams die Telefonanlage ersetzen, ist die Integration mit Drittlösungen notwendig, die wiederum eigene Anforderungen stellen.
    Auf organisatorischer Seite gilt es vor der Einführung einige Regeln zu erstellen bzw. Prozesse zu definieren:

    • Anwendungsbereich: Wofür soll MS Teams im Unternehmen genutzt werden? Abgrenzung zu anderen vorhandenen Tools? Welche Tools sollen abgelöst werden? In welche bestehenden Tools und Anwendungen soll MS Teams eingebunden werden?
    • Governance: Wer darf neue Teams (Diskussionsforen) anlegen? Wer definiert den Verwendungszweck? Wo beantragt man neue Teams? Wie sieht der Genehmigungs- und Umsetzungsprozess aus?
    • Einführung: Welche Arbeitsweisen müssen angepasst werden? Wie kann die Zusammenarbeit sinnvoll verbessert werden? Wie kann es gelingen, dass sich unterschiedliche Nutzergruppen mit MS Teams anfreunden können?

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

  • Lösen Sie zunächst die organisatorischen Aufgaben, nicht zu komplex, aber so, dass es für Ihr Unternehmen passend ist (siehe 2.). Wenn Sie einen Betriebsrat haben, beziehen sie ihn frühzeitig in die Diskussion und Planung mit ein. Denn MS Teams verändert das Arbeitsumfeld. Starten Sie die konkrete Umsetzung in einem abgeschlossenen, nicht zu großen Bereich, z.B. einer Technik- bzw. IT-affinen Abteilung. Passen sie auf Basis dieser Erfahrungen die organisatorischen Vorgaben / Prozesse an. Erst dann sollte MS Teams unternehmensweit ausgerollt werden. Wenn es im Unternehmen angekommen ist und genutzt wird, kann ein weiterer Ausbau, z.B. als Ersatz der Telefonanlage o.ä. angedacht werden.