Siegfried Lautenbacher

Managing Director,
Beck et al. GmbH

„Generisches Use-Case-Shopping ist der falsche Ansatz.“

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Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

  • Microsoft Teams [kurz: MS Teams] ist eine gute Umgebung für semi-synchrone Konversationen. Es eignet sich daher besonders gut für Arbeitsteams, die räumlich oder zeitlich verteilt an einem bestimmten Thema, an einem Projekt oder einer Aufgabe eng zusammenarbeiten.

    Ursprünglich hat sich MS Teams ja an Slack als Conversational Collaboration Benchmark orientiert, sich seither aber deutlich unterschiedlich entwickelt. MS Teams ist sehr auf die menschliche Konversation und Interaktion bezogen und nicht so sehr auf die Mensch-Maschine-Kollaboration. Damit meine ich die Möglichkeiten zur Automatisierung und zur Interaktion mit Bots. Unserer Erfahrung nach empfinden daher Digital Practioners, also zum Beispiel DevOps Engineers, Cloud-native Devs und deren Arbeitsgruppen MS Teams eher als Rückschritt gegenüber einem viel flexibleren Mensch-Mensch-Maschine Konversationswerkzeug wie Slack.

    Eine echte Bank ist der Einsatz von MS Teams mit Real-Time-Meeting-Werkzeugen, weil es die Informationen und Ergebnisse im richtigen Channel zusammenhält. So können zum Beispiel Video-Mitschnitte im selben Kanal angezeigt werden für diejenigen, die nicht live dabei sein konnten.

    Fluch und Segen zugleich ist die Zugehörigkeit zur Plattform-Familie. So sind die anderen MS 365 Tools integrierbar wie z.B. Streams für Video-Streaming oder Planner für Kanban-Boards. Das kann aber schnell unübersichtlich werden, wenn ohne Idee alle möglichen Varianten zur Verfügung gestellt werden und niemand mehr weiß, was-wo-wie-warum.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

  • Wenn man nicht vom ersten Tag an „bergauf“, also defensiv argumentieren will, müssen unbedingt einige technische Voraussetzungen erfüllt sein:
    Ganz oder gar nicht: Um MS Teams wirklich reibungslos und produktiv zu nutzen, müssen Kalender (Online Exchange), Dokumente (OneDrive) und Meetings (MS Teams, vormals Skype) in der Office 365 Cloud sein.
    Moderner Browser: auf den Notebooks/ Desktops der Anwender:innen müssen relativ offene, moderne Browser laufen: neuer Edge, Google Chrome, aktuelle Firefox-Version.
    Leichter Zugang: die Microsoft Apps, also auch die MS Teams App, müssen auf den Smartphones und Tablets im Internet genutzt werden können.

    Wenn die Unternehmen keine Idee davon haben, für welches Problem Digital Work und neue Zusammenarbeitswerkzeuge wie MS Teams die Lösung sein soll, wird jede Initiative dazu versanden. Deswegen ist das Anknüpfen an die Geschäftsziele, an die Business Strategie so wichtig. Welchen Beitrag leisten hier die neuen Werkzeuge und was bedeutet das für die Mitarbeitenden? Das sind die wichtigsten organisatorischen Aufgaben, an denen es gemeinschaftlich zu arbeiten gilt. Dabei bleibt festzuhalten, dass es in den unterschiedlichen Funktionen im Unternehmen und den unterschiedlichen Lokationen auch ganz unterschiedliche Antworten geben wird und darf! Alles über einen Kamm zu scheren, mit generischem Use-Case-Shopping, ist daher der falsche Ansatz.

    Bei Beck et al. beraten und implementieren wir ja nicht nur, sondern betreiben und betreuen MS 365-Umgebungen für unsere Kunden. Was ich da manchmal sehe, erinnert mich ein wenig an Lotus Notes-Zeiten – mit dieser wegweisenden Groupware bin ich groß geworden. Wenn nicht vernünftig aufgesetzt und mit gemeinschaftlich aufgestellten verbindlichen Regeln ausgestattet, wird es auch bei MS Teams zu Wildwuchs und Wissenssilos kommen.

    Was ganz wichtig ist: erst beim Tun zeigen sich die Themen, die zu beachten sind, nicht bei Trockenübungen mit Sticky Notes am Whiteboard. Deswegen kann ich mir keine erfolgreiche große Einführung von MS Teams ohne Multiplikator:innen vorstellen. Die kontinuierliche lokale Unterstützung der Peers durch Guides, Champions, Scouts oder wie immer sie heißen mögen, ist extrem wichtig.

    Αnalog zur Schatten-IT kann man bei Werkzeugen wie MS Teams von Schatten-Konversationen sprechen. Wir erleben, dass die Zusammenarbeit in Teams häufig nicht gemeinschaftlich in Kanälen stattfindet, sondern im Halbdunkel der 1:1- oder Gruppen-Chats. Da ist dann gegenüber der bisherigen E-Mail-Kultur nicht viel gewonnen. Damit das nicht überhand nimmt, braucht es eine gute Zusammenarbeitskultur in der Arbeitsgruppe und im Unternehmen insgesamt.

    Zu guter Letzt noch ein ganz wichtiger Hinweis: MS Teams ersetzt nicht das Enterprise Social Network, also z.B. Yammer, wenn man innerhalb der Microsoft-Plattform bleiben will. Ohne die Breitenwirkung des ESN kein übergreifendes Vernetzen und Teilen, keine Communities of Practice und keine „Serendipity“. Das ESN ist eine notwendige Voraussetzung für erfolgreiche MS Teams-Nutzung.

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

  • Das Werkzeug MS Teams soll die Menschen in ihrer Arbeit beflügeln, nicht einschränken. Damit das funktioniert, muss die Arbeit vom Team als kleinste Organisationseinheit her gedacht werden, nicht vom Individuum. Und die IT muss es „laufen lassen“ und nicht kontrollieren wollen