Nils Langemann

Geschäftsführer & Managing Partner,
PHAT CONSULTING GmbH

„Microsoft Teams bietet erhebliche Mehrwerte - und führt „Raus aus den Silos“

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Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

  • Microsoft Teams [kurz: MS Teams] bietet erhebliche Mehrwerte für die Unternehmen. Es ermöglicht die Kommunikation zwischen Bereichen innerhalb eines Unternehmens und über die Unternehmensgrenzen hinweg – und führt damit „Raus aus den Silos“. Videotelefonie kommt mit MS Teams in den Arbeitsalltag, womit eine effektive Zusammenarbeit auch international vereinfacht wird. Zudem werden alle benötigten Tools nun in einen Kanal integriert, was ebenfalls ein großes Plus für die Zusammenarbeit an einem Thema, bzw. in einem Team bietet. Wichtig auch: Die mobilen Clients für Android und iOS sind m. E. nutzerfreundlich und machen echtes Arbeiten von überall möglich.

    Der Akzeptanz von MS Teams kommt weiter zu Gute, dass die Hilfe erstaunlich gut funktioniert, was selbst eingefleischte Microsoft-Skeptiker überzeugt. Zudem können die Sicherheitseinstellungen im Admincenter in Bezug auf benutzerbezogene Daten sehr granular eingestellt werden, wodurch auch viele Betriebsräte zu MS Teams-Fans werden.

    Sicher gibt es auch einige wünschenswerte Dinge, die MS Teams, Stand heute, noch nicht bietet. So ist das Umfeld von MS Teams noch sehr wenig anpassbar und eigene Bots lassen sich zwar bauen, jedoch mit viel Aufwand. Kurzum: Techies werden mit MS Teams (über offene API’s) bislang noch nicht zum Spielen animiert. Das wird aber von Version zu Version besser.

    Auch beim Thema Customizing gibt es offene Wünsche: So kann MS Teams bislang, anders als SharePoint, wenig in Bezug auf vertraute Unternehmensfarben und Corporate Identity ausgestaltet werden. Zudem vermissen viele Anwender individuelle Sticker und geteilte Fenster, aber auch das soll bald kommen.

    Sicher ist auch beim Produktmarketing noch Luft nach oben. Aber dafür gibt es ja Microsoft-Partner wie uns, die bei der Arbeit mit den Kunden diese bestehenden Informationslücken schließen.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

  • Klar ist: Die Kommunikationskultur wird direkter. Hier ist Change-Management und Fingerspitzengefühl nötig. Zentrale Rolle spielt dabei die Kommunikation an die Mitarbeiter*innen, wann und wie MS Teams genutzt werden soll. Als optionales Zusatztool geht es unter. Wichtig auch: Der Betriebsrat muss einbezogen werden und es braucht einen Prozess, wie technische Neuerungen in MS Teams immer wieder neu bewertet werden.

    Und dann gibt es auch noch den berühmten Wildwuchs. Ein Auslöser dafür sind fehlende Namenskonzepte für Teams und Unklarheiten (organisatorisch), wann und von wem Teams erstellt werden dürfen. Dadurch wird die selbständige Nutzung eingeschränkt. Oft gibt es auch keine Regeln, welche Tools von nun an anders verwendet oder ganz abgelöst werden, z.B. welche Informationen jetzt noch per Mail verschickt werden. Dies stiftet immense Verwirrung bei Anwender*innen. Schließlich beobachten wir immer wieder, dass Unternehmen MS Teams erst in vollem Umfang einführen, dann aber aus Sicherheitsgründen anfangen, Funktionalitäten einzuschränken. Das frustriert die Anwender*innen und muss vorher bedacht werden.

    Kurzum: Es braucht im Unternehmen eine langfristige Strategie für das Tool und auch Ressourcen (Menschen), die die Einführung langfristig begleiten und betreuen.

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

  • Tatsächlich habe ich eine ganze Liste an Ratschlägen parat, hier eine Auswahl der, meiner Ansicht nach, wichtigsten Hinweise:

    • Bindet nicht erst am Ende die Adoption-Experten ein, sondern direkt am Anfang! Dadurch erhalten Sie die größte Akzeptanz beim Anwender.
    • Stellt langfristige Ressourcen für das Thema bereit, der lange Atem lohnt sich!
    • Lauft nicht blindlings in einen ungesteuerten Piloten mit mehreren Hundert Usern. Das bekommt ihr nur sehr mühsam oder im schlimmsten Fall gar nicht eingefangen.
    • Andocken von MS Teams an die Unternehmensstrategie steigert die Nutzungsrate deutlich.