Andreas Essing

Co-Founder & Chief Officer,
IF Blueprint AG

“Startet man ohne Konzept mit Microsoft Teams, sind Geisterteams vorprogrammiert“

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Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

  • Microsoft lässt sich mit Lego vergleichen. Es gibt viele verschiedene Bausteine (Tools) in unterschiedlichen Größen, Formen und Farben. Alles passt aber ineinander, bzw. baut aufeinander auf. Das ist in der Form in der Softwareindustrie m.E. einmalig. Microsoft Teams [kurz: MS Teams] ist solch ein Baustein, setzt sich dabei selbst auch wieder aus Bausteinen aus dem Microsoft-Baukasten zusammen und kann einfach ergänzt werden.

    MS Teams funktioniert als Hub für die verschiedenen Kommunikations- und Zusammenarbeitsdienste von Microsoft (und anderen Herstellern, wie z.B. Trello) und führt diese intelligent zusammen. Mit diesem Ansatz wird MS Teams zum Einstiegspunkt für die Zusammenarbeit in Projekten, Abteilungen und Teams im Unternehmen. Das macht es schon recht gut, allerdings sollten langfristig MS Outlook und MS Teams noch enger miteinander verzahnt, bzw. in einen Client überführt werden.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

  • Die Einführung von MS Teams ist technisch in einem bereits bestehenden Office 365 Tenant kein großes Problem, das geht mit wenigen Klicks und ist schnell erledigt. Die Arbeit steckt in dem sorgfältigen Einführen über Pilotanwender, die beim Einstieg begleitet werden. Dabei stehen die wesentlichen Teams-Funktionen / -Merkmale und folgenden Fragestellungen aus Sicht des Anwenders im Vordergrund (auch im nachfolgenden Rollout):

    • Welche besonderen Vorteile bietet MS Teams im Vergleich zu E-Mail, Telefonaten, File-Server-Ablagen, herkömmlichen Chat-Programmen?
    • Wann und wie nutze ich MS Teams optimal in der Zusammenarbeit im Projekt, in der Abteilung?
    • Wann lege ich Teams an, welche Dinge gibt es dabei zu beachten?
    • Wie werden Teams verwaltet?

    Werden diese Punkte zu Anfang betrachtet, umschifft man die großen Herausforderungen „locker“. Da sich einerseits die Arbeit mit Teams im Unternehmen weiterentwickelt und andererseits auch MS Teams als Anwendung weiterentwickelt, sind die oben genannten Punkte immer wieder zu beachten. Eine MS Teams-Einführung ist also kein klassisches IT-Projekt, genauso wenig wie eine MS Office 365-Einführung.

    Leider sieht es in vielen Unternehmen anders aus. Man startet ohne Konzept mit MS Teams und erzeugt nach kurzer Zeit neben vielen „Geisterteams“ insbesondere viel Frust beim Anwender.

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

  • Treiben Sie die Einführung von MS Teams im Unternehmen voran, aber lassen Sie sich nicht von Microsoft mit den immer wieder neuen Features treiben. Haben Sie die Anwender und deren Nutzen, also letztendlich Ihren Geschäftsnutzen im Fokus. Dann wird es was mit einer erfolgreichen MS Teams-Einführung.